Obligation d’utiliser des logiciels de caisse certifiés à partir du 1er janvier 2018 : De quoi s’agit-il vraiment ?

L’objectif de la loi est de contrer la fraude fiscale par dissimulation de recettes.

Pour toutes les entreprises,  quelque soit leur régime fiscal  et leur structure juridique, Il est obligatoire de tenir un livre de caisse dès lors que des ventes en espèces sont réalisées : Toutes les opérations (recettes et dépenses) effectuées en espèces doivent y être reportées.

Seul le chef d’exploitation ou d’entreprise est responsable de la tenue de la caisse : Cette tâche ne peut être que déléguée au personnel  lors des opérations de vente au détail.

La loi n’impose pas le mode de support, papier ou informatique, pour la tenue des opérations de caisse : si le chef d’exploitation utilise un support papier, cela devra être à minima sans spirale, afin de démontrer que des pages ne peuvent être arrachées. En revanche à partir du 01/01/2018 pour les supports informatiques la loi devient très stricte :

Les logiciels concernés sont ceux qui permettent d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement, soit :

  • Les logiciels de comptabilité : enregistrement des transactions
  • Les logiciels de gestion : devis, factures, commandes bons de livraison,….
  • Les systèmes de caisse.

Ils devront certifier que :

  • Les données d’origine enregistrées doivent être conservées par le logiciel et rendues inaltérables. (Ainsi les corrections, modifications ou annulations des opérations doivent être réalisées par des actions supplémentaires et non par modification directe des données d’origine enregistrées.
  • Toutes les opérations doivent être datées. Les données d’origine doivent être sécurisées par tout procédé fiable. Le logiciel doit prévoir une clôture.
  • Cette clôture doit intervenir à l’issue de l’exercice comptable. Pour les logiciels de caisse, il doit également y avoir des clôtures journalières et mensuelles.

Le logiciel doit prévoir l’archivage des données au moins une fois par an.  Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors. Les données des règlements doivent être conservées pendant 6 ans.

Par une justification de la conformité.

Les moyens de justification de la conformité de la caisse ou du logiciel sont :

  • Un certificat émanant d’un organisme accrédité

Ou bien

  • une attestation individuelle de l’éditeur de logiciel conforme au modèle fourni par l’administration fiscale (cf. modèle en Annexe).
2017-09-27T10:42:21+01:00